Hồ Sơ Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

II. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu

Việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Và đã có quy định rõ ràng theo Thông tư của Bộ tài chính. Theo đó:

Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu cần phải cẩn trọng hết mức. Để tránh bị xử phạt hoặc các rắc rối khác liên quan đến pháp lý.

I. Hồ sơ hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Hồ sơ hàng hóa xuất khẩu bao gồm nhiều loại giấy tờ, là hồ sơ thông quan theo quy định. Bao gồm:

Hồ sơ xuất khẩu thương mại bao gồm:

IV. Làm sao để lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK khoa học, tránh thất lạc?

Rất nhiều doanh nghiệp nắm rõ được sự quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ. Nhưng làm thế nào để lưu trữ khoa học, tránh mất mát, thất lạc thì không phải ai cũng biết.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình và cách lưu trữ khác nhau. Dưới đây, ALS gợi ý một số kinh nghiệm để các đơn vị, doanh nghiệp tham khảo; dễ dàng lưu trữ hồ sơ.

Đầu tiên, hệ thống lưu trữ hồ sơ cần phải bảo mật, đáp ứng được các yêu cầu lưu trữ như: đủ khoảng không gian, không bị ẩm mốc.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng lưu trữ điện tử để giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, phòng ngừa các rủi ro tài liệu bị mất. Bên cạnh đó, cần thực hiện sao lưu định kỳ và đảm bảo rằng dữ liệu được sao lưu được lưu trữ an toàn.

Để tăng tính tổ chức và dễ dàng tìm kiếm trong quá trình lưu trữ hồ sơ hàng hóa XNK. Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp nên áp dụng:

III. Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa Xuất khẩu, Nhập khẩu trong công ty

Bản chính có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy. Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, công ty phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, công ty cổ phần phải lưu bản điện tử.

Các chứng từ sau đây cần phải được lưu giữ:

(2) Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu, nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép;

(3) Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành trong trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng phải kiểm tra chuyên ngành được cơ quan hải quan cho phép đưa hàng về bảo quản và Biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa phải lấy mẫu theo quy định của pháp luật quản lý, kiểm tra chuyên ngành;

(4) Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

(5) Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng thuê mượn, hợp đồng cho thuê tài chính, hợp đồng sửa chữa, bảo hành và phụ lục hợp đồng, các chứng từ có liên quan đến điều chỉnh, bổ sung hợp đồng) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương;

(6) Hợp đồng ủy thác trong trường hợp ủy thác xuất khẩu, ủy thác nhập khẩu;

(7) Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

(8) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán;

(9) Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác, có giá trị tương đương;

(10) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;

(11) Bản kê chi tiết hàng hóa đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải có bảng kê chi tiết hàng hóa khi làm thủ tục hải quan;

(12) Tài liệu kỹ thuật, catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có);

(13) Danh mục máy móc, thiết bị và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam được ban hành kèm theo Thông tư 31/2022/TT-BTC và trường hợp phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời theo quy định tại Điều 7 và 8 của Thông tư 14/2015/TT-BTC: 01 bản chụp.

Lưu ý: Từ ngày 01/01/2023 (ngày Thông tư 31/2022/TT-BTC bắt đầu có hiệu lực) các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm theo được áp dụng.

(14) Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất kho, nhập kho hàng hóa;

(15) Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;

(16) Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan;

(17) Hồ sơ khác liên quan đến việc miễn thuế; hồ sơ giảm; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

(18) Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);

(19) Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

(20) Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần;

(21) Các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Việc lưu trữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan còn nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, thanh tra với cơ quan hải quan.

Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/giai-doan/luu-giu-ho-so-hai-quan-doi-voi-hang-hoa-xuat-khau-nhap-khau-trong-cong-ty-co-phan/6764.html

V. Đơn vị cho thuê kho lưu trữ hồ sơ & tài liệu uy tín tại Việt Nam

ALS cung cấp hệ thống kho lưu trữ hồ sơ tài liệu lớn với diện tích lữu trữ lên đến hơn 5.000 m2, khả năng mở rộng lên đến hơn 5.000.000 thùng tài liệu lưu trữ.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn linh hoạt, sử dụng các dịch vụ đơn lẻ theo công đoạn (lưu kho/số hóa/truy xuất/ quản lí/ vận chuyển/…) hoặc trải nghiệm giải pháp tổng thể về lưu trữ và số hóa của chúng tôi để hoàn toàn gạt bỏ mối bận tâm về tài liệu.

Vị trí kho lưu trữ tại Trung tâm Hà Nội: ALS Mỹ Đình: Cảng ICD Mỹ Đình – 17 Phạm Hùng, Q. Nam Từ Liêm và ALS Gia Lâm: 200/8 Nguyễn Sơn, Q. Long Biên.

Mong rằng những chia sẻ vừa rồi của chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ được những quy định và nắm được kinh nghiệm sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại Việt Nam. Các doanh nghiệp/ đơn vị có nhu cầu thuê kho tài liệu, liên hệ với ALS qua hotline để được tư vấn nhanh chóng nhất.

𝐀𝐋𝐒 – 𝐓𝐡𝐞 𝐋𝐞𝐚𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐨𝐟 𝐀𝐯𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐋𝐨𝐠𝐢𝐬𝐭𝐢𝐜𝐬  Email: [email protected]: 1900 3133Website: https://als.com.vn/Fanpage: https://www.facebook.com/als.com.vn